Analyse de la demande et du marché

Création du budget :

• Budget prévisionnel
• Comptabilité du congrès
• Factures et attestations de présence
• Respect du budget
• Remise du bilan final à l’organisateur

Élaboration du planning

Recherche de partenaires et de sponsors

Notre équipe recherche des partenaires financiers, privés et institutionnels et est chargée d’identifier les sponsors, les séduire et collecter les fonds qui permettront l’équilibre financier de votre événement.

Recherche de conférenciers et orateurs si souhaité

Recherche du lieu le plus adapté et gestion du catering

• Choix du traiteur ou du restaurateur
• Repérage des lieux et salles
• Demande de devis
• Choix des menus
• Aménagement des lieux
• Organisation des pauses, cocktails

Gestion des inscriptions et des paiements, badges personnalisés (émargement)

• Élaboration du formulaire d’inscription en ligne avec paiement sécurisé
• Création d’une base de données personnalisée reprenant les inscrits à l’événement
• Suivi des participants et VIP
• Traitement des réponses
• Confirmation individuelle par courrier personnalisé
• Permanence téléphonique

L’inscription est au coeur de la relation client car elle génère des points de contact stratégiques avec les médecins : l’inscription en elle-même, la confirmation d’inscription, l’envoi d’informations complémentaires ainsi que les rappels à J-7 et J-1.

Gestion des orateurs et intervenants

Qu’il s’agisse de l’hébergement ou du transport qui acheminera vos invités, vous aurez le choix parmi l’ensemble de nos partenaires dédiés à nos événements. (ou nous accueillerons chaque participant spécifiquement en fonction de leur demande)

Recrutement des hôtesses

Publicité de l’événement :

• Création d’invitations
• Création de brochures
• Création du site web dédié
• Création d’e-mailing
• Support à la médiatisation de votre événement
  (Audiovisuel, photographe, équipe de tournage)

La promotion de votre événement sur le web est indispensable !
En fonction de votre budget, de la nature de l’événement, du type de public convié, etc, plusieurs supports peuvent être envisagés :

• Création d’une page dédiée sur votre site ou création d’un site dédié entièrement à l’événement,
• Réalisation d’e-mailing,
• Développement sur réseaux sociaux.

Les réseaux sociaux (Facebook, LinkedIn, Instagram, Twitter…) vous permettront également de donner de la visibilité à votre événement et de recruter des participants. Il vous faudra choisir ceux qui le sont le plus pertinents en fonction de la nature de l’événement et du public convié.

Etablissement du dossier technique et du plan d’exposition :

• Aménagement des zones : stands, affiches…
• Ateliers et sous-commissions
• Décoration scénique et florale

Gestion d’accréditation

Les médecins, pharmaciens-biologistes et dentistes sont accrédités s’ils se sont engagés à garantir des services de haute qualité notamment via la formation continue. Ils perçoivent alors des honoraires d’accréditation. L’accréditation est donc la reconnaissance de votre participation à un ensemble de formations complémentaires.

Si vous êtes accrédité, vous recevrez un honoraire forfaitaire d’accréditation annuel qui couvre une partie de vos dépenses de formation.

Gestion de la demande de visa MDéon

Tant la prise en charge directe que indirecte des frais de participation des professionnels du secteur de la santé est soumise à la procédure de visa préalable.
Il existe par conséquent deux sortes de sponsoring:

Le sponsoring de participants à une manifestation scientifique (V1)

Il s’agit de la situation où une entreprise prend à sa charge les frais de professionnels du secteur de la santé leur permettant de participer à une manifestation scientifique (inscription, nuitées, transport et/ou repas).
Cette prise en charge peut avoir lieu de manière DIRECTE ou INDIRECTE:

• si l’entreprise prend directement en charge les frais, c’est l’entreprise qui introduit la demande de visa pour les participants qu’elle sponsorise.
• si l’entreprise sponsorise les participants par l’intermédiaire d’une organisation de la santé (hôpital, association scientifique, etc.), la demande de visa est introduite soit par l’entreprise, soit conjointement par l’entreprise et l’organisation de la santé.

Dans tous les cas, le numéro de visa obtenu doit ensuite être mentionné dans toute correspondance échangée avec lesdits participants, afin de leur permettre de vérifier l’existence du visa.
Ceci est primordial puisqu’ils sont pénalement co-responsables avec l’entreprise du respect de la procédure de visa.

Voyez aussi notre brochure d’information concernant le sponsoring indirect et notre Mode d’emploi relatif à l’introduction conjointe d’une demande de visa.

Le sponsoring de l’organisateur d’une manifestation scientifique (V2)

Il s’agit de la situation où une ou plusieurs entreprises sponsorisent l’organisateur d’une manifestation scientifique par exemple en louant un emplacement de stand, en prenant à leur charge les frais de brochures, badges et autres.
Dans cette situation, il appartient à l’organisateur scientifique de la manifestation d’introduire la demande de visa, en y reprenant l’ensemble des sponsors de sa manifestation. Le numéro de visa obtenu doit ensuite être mentionné dans toute correspondance échangée avec les entreprises sponsors afin de les informer du fait que le projet de sponsoring est conforme aux dispositions légales et déontologiques. Le visa doit en effet être obtenu avant le versement des fonds à l’organisateur. Les sponsors sont solidairement responsables avec l’organisateur du respect de l’obligation de visa.
L’entreprise qui invite en parallèle certains participants doit introduire une demande de visa séparée de la demande de visa groupée introduite pour le sponsoring de l’organisateur.

Activités pré et post évent

Offrez à vos congressistes et leurs partenaires quelques moments de détente : soirée de gala, séjour découverte, programmes sociaux, activités sportives, visites culturelles, découverte du terroir, ateliers artistiques ayant pour objectif la fidélisation, la motivation, la communication et la cohésion.

L’évaluation de l’évent

L’évaluation, présentée notamment sous forme de questionnaire, permet de vérifier si les objectifs fixés au début de l’événement ont été atteints et de déterminer si l’organisation et le contenu de l’événement ont répondu aux besoins et aux attentes des participants. Elle nous permet de tirer facilement les leçons des expériences, et d’apporter des retouches ou des modifications à des événements futurs.

Référence event nationaux : Paro-Chu/d-Esthétics CHU/Paro Liège/Société Belge de Paro/Fédération Européenne de parodontologie

Référence event international : « Journée Européenne des Gencives Saines », « Expert meeting Straumann »